Qu’il s’agisse d’un rapport annuel, ESG, de responsabilité d’entreprise, ou d’un plan d’action, voici quelques conseils pour assurer un document stratégique qui suscitera l’intérêt de vos parties prenantes, en créant une expérience de lecture mémorable.
1 - Définissez un objectif clair
Déterminez le but global, le message central que le rapport doit communiquer, la raison principale pour laquelle ce rapport servira suite à sa publication. Est-ce pour informer les parties prenantes, évaluer la performance de l’entreprise, recommander des actions ?
Définissez les sujets clés découlant du sujet global. À quelles questions le contenu du rapport doit-il répondre ? Quelles informations doivent être prioritaires et mises en lumière grâce à des photos, des infographies, des citations, des témoignages, des graphiques ?
Est-ce que le rapport est destiné aux actionnaires, aux investisseurs, aux employés, aux clients ou à d'autres parties prenantes spécifiques ? Comprenez les besoins et les attentes de ces parties prenantes afin de pouvoir adapter votre objectif en conséquence.
Pour rendre l’objectif plus concret, déterminez les indicateurs de performance spécifiques que vous utiliserez pour mesurer le succès du rapport.
Enfin, clarifiez les attentes en termes de format et de présentation du rapport. Cela peut inclure des considérations telles que le si le rapport sera imprimé, numérique, ou les deux. Évaluez le nombre de pages, les graphiques et tableaux à inclure, ainsi que le style rédactionnel, tout en vous assurant que ces attentes sont alignées avec l’objectif global du rapport.
2 - Racontez une histoire captivante
En utilisant une approche narrative cohérente avec le positionnement de marque de votre organisation, votre rapport annuel sera engageant et mémorable pour vos lecteurs.
Comme la cible aura été bien déterminée à l’étape 1, le style rédactionnel sera conséquent, pour ainsi s'assurer d’interpeller l’audience concernée.
Utilisez des citations et des témoignages pour ponctuer les textes et donner un ton humain et évoquant au contenu
3 - Mettez en lumière le contenu grâce à des visuels percutants
Les visuels attrayants et informatifs rendront vos données plus accessibles et faciles à comprendre pour votre public.
Il faut toutefois savoir doser les données traitées graphiquement, afin de mettre en valeur les informations clés, et ne pas noyer le contenu dans un ensemble graphique trop lourd.
4 - Optez pour la simplicité
L’utilisation de designs minimalistes permet de maintenir l’attention du lecteur sur les informations essentielles.
Un document simple graphiquement peut avoir un impact visuel puissant. L’utilisation de couleurs, de polices de caractères et de mises en page minimalistes, mais soignées, saura tenir l’intérêt du lecteur du début à la fin du document.
Faciliter la navigation en favorisant un document simple, organisé et structuré grâce à un menu de navigation et des hyperliens interdocument. La hiérarchie de textes (titres, sous-titres, textes courants) doit être uniforme et facilement identifiable, tout comme les pages de section, pour ainsi permettre aux lecteurs de trouver rapidement les informations spécifiques qu'ils cherchent.
Un document simple graphiquement peut favoriser l’inclusivité. En évitant les éléments graphiques complexes ou distrayants, vous réduisez les obstacles potentiels pour les personnes ayant des capacités visuelles ou cognitives limitées.
L’adaptabilité est la force d’un document bien construit, car il est généralement plus facile à adapter à différents formats ou supports. Il peut être utilisé pour des présentations, des rapports imprimés, des versions en ligne, des partages par courrier électronique, etc. La simplicité graphique permet une plus grande flexibilité dans l’utilisation du document dans différents contextes.
5 - Assurez-vous de l’accessibilité
Veillez à rendre votre rapport annuel accessible à tous en utilisant des polices de bonne taille, simples et facilement lisibles, et des couleurs contrastées qui permettent de bien différencier le texte de l’arrière-plan.
Intégrez des descriptions alternatives des visuels pour permettre l’utilisation de technologies d’assistance, tel que les lecteurs d’écran.
La structure des textes est également importante pour favoriser l’accessibilité, car la logique de lecture peut être renforcée par des balises d’ordre de lecture, reconnues aussi par les lecteurs d’écran.
Assurez-vous que les liens hypertextes sont clairement identifiables en les soulignant ou en utilisant une autre indication visuelle pour les différencier du texte normal.
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En suivant ces conseils, vous serez en mesure de créer un rapport stratégique mémorable, qui captivera votre audience et mettra en valeur les stratégies et réalisations de votre entreprise.
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